Connexion d’Exchange Online Server #
Ici, vous pouvez intégrer votre serveur Exchange Online afin que les documents envoyés pour signature soient envoyés via votre adresse de messagerie.
Tout d’abord, un administrateur Microsoft devra peut-être vous approuver pour utiliser cette fonctionnalité.
Cela peut être fait directement via le bouton Accorder l’autorisation, si un administrateur n’est pas présent, vous pouvez envoyer le lien. Cliquez sur 2 Afficher le lien et envoyez-le à l’administrateur.
Enregistrez le paramètre. PRÊT!
Réglez le commutateur sur Envoyer un e-mail en tant que créateur de document et enregistrez le paramètre.
Vous pouvez maintenant envoyer un e-mail au test. Ils vous enverront un e-mail via votre compte Exchange. Lorsque l’e-mail est arrivé, le test a réussi.
Ce paramètre est actif IMMÉDIATEMENT pour TOUS les utilisateurs de tegolySIGN !
Timbre #
Vous pouvez stocker des tampons globaux pour tous les utilisateurs. Pour ce faire, chargez une image avec max. 1000 x 1000 pixels de haut. Pour ce faire, allez dans « + Télécharger le logo ».
Allez ensuite dans Stockage (en haut à droite). Le tampon est immédiatement disponible pour tous les utilisateurs. Voici comment l’utiliser.
Groupe #
Avec la fonction de groupe, vous pouvez regrouper plusieurs personnes, qui peuvent ensuite travailler ensemble sur les processus de signature. Par exemple, vous et votre collègue êtes responsables des processus de signature dans votre cabinet d’avocats. Pour que vous puissiez voir et modifier les processus de vos collègues, vous avez besoin de la fonction de groupe de tegolySIGN. Vous pouvez créer autant de groupes que vous le souhaitez.
Pour ce faire, allez dans Administration – Paramètres généraux – Groupes et cliquez sur Nouveau groupe.
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira – Nouveau groupe.
Entrez un nom de groupe tel que « Secrétaire » et sélectionnez les personnes que vous souhaitez avoir dans le groupe.
Dans la colonne de gauche, toutes les personnes qui ont une licence pour tegolySIGN apparaissent. Pour attribuer une personne au groupe, cliquez sur le bouton « Ajouter un utilisateur » et l’utilisateur apparaîtra dans la colonne de droite. Vous pouvez supprimer la personne à l’aide de l’icône de la corbeille .
Droits du groupe #
Vous pouvez accorder à chaque groupe des autorisations supplémentaires :
- Partager des documents :
Tous les membres du groupe peuvent afficher et modifier les documents (c’est-à-dire l’ensemble des processus de signature). - Partager des contacts :
chacun peut afficher et modifier les adresses de l’autre sous Contacts. - Préfixe pour les signatures :
tous les membres du groupe ont un préfixe devant leur nom, par exemple ppa. John Doe.
Par exemple, vous pouvez créer différents groupes, par exemple pour les personnes qui signent la commande .
Modifier les groupes #
Ensuite, le nouveau groupe avec les personnes assignées apparaît. Le groupe ne peut pas être modifié.
Le groupe peut être supprimé via la corbeille . Si vous souhaitez modifier les participants du groupe, vous devrez supprimer le groupe et en créer un nouveau.
Commande et date d’échéance facultatives #
La commande et la date d’échéance peuvent être déterminées. Cela peut être utile si vous n’utilisez jamais l’une de ces fonctionnalités. Il s’agit d’une attitude générale qui concerne tous les utilisateurs.
Documents récents #
Avec cette fonction, vous pouvez désactiver l’affichage des « Documents récemment utilisés ». Cela signifie qu’il est ensuite caché à chaque utilisateur.
Signature manuscrite #
Cette fonctionnalité ajoute un champ à la signature qui invite le signataire à insérer une signature manuscrite. Le champ apparaîtra lors de la signature.
Vous devrez l’activer individuellement pour le processus de signature.
Pour activer la fonction en général, allez dans Administration – Paramètres généraux – Signature manuscrite. La fonction est activée lorsque vous sélectionnez l’interrupteur.
Veuillez appuyer sur Enregistrer en bas à droite.
Une fois le processus de signature terminé, vous pouvez activer la signature manuscrite pour ce processus sous l’option Supplémentaire.
Relances automatiques #
Cette fonctionnalité vous permet d’ajouter des rappels automatiques pour toutes les opérations de signature. Il est possible de sélectionner un intermur et la fréquence d’envoi des rappels.
Pour activer la fonctionnalité en général, allez dans Administration – Paramètres généraux – Rappels automatiques.
Vous pouvez choisir le nombre de jours dont vous souhaitez qu’on vous le rappelle. Choisissez entre 3, 5, 7 ou 10 jours. Ensuite, vous devez choisir la fréquence à laquelle les rappels doivent être envoyés.
Pour ce faire, allez dans Maximum et choisissez entre 1 et 10.
Dans notre exemple, cela signifierait : Un rappel est envoyé tous les 5 jours et 3 fois, donc le dernier rappel est après 15 jours.
Veuillez appuyer sur Enregistrer en bas à droite.
