Menü – Administration (Optional)
Was ist das tegolySIGN Portal? #
Mit dem tegolySIGN Portal werden die Dokumente nicht mehr per E-Mail an die Unterzeichner versendet, sondern sie werden nur noch im Portal angezeigt bzw. können nur noch über das Portal unterzeichnet werden. Die hat den Vorteil, dass keine Dokumente mehr per E-Mail versendet werden und somit den höchsten Sicherheitsanforderungen entspricht.
Der Unterzeichner muss sich dafür nicht registrieren oder ein Passwort merken. Er muss lediglich seine E-Mail-Adresse eingeben und erhält dann einen 6-stelligen Code, mit dem er sich anmelden kann.
Du musst nur zwei kleine Einstellungen vornehmen und schon ist das Portal aktiviert.
Portal aktivieren #
Damit Deine Unterzeichner das tegolySIGN Portal nutzen können, muss dieses unter Administration – tegolySIGN Portal aktiviert werden. Das Portal ist nur verfügbar, wenn Du die Option gekauft hast.
Du kannst das Portal über den Schalter aktivieren.
Über den Link können die Nutzer das Portal jederzeit erreichen. Diesen kannst Du z.B. in einer E-Mail versenden.
In der Liste werden Dir die Nutzer angezeigt, die das Portal benutzen bzw. sich dafür angemeldet haben.
E-Mail Vorlage anpassen #
Damit sich Unterzeichner nur noch über das Mandaten-Portal unterschreiben und Dokumente herunterladen können, muss der Button „Hier klicken zum Signieren“ gelöscht werden.
Gehe hierzu in „Administration – Email Vorlage – Vorlage Unterzeichnen„.
Lösche wie im Video gezeigt den Button.
Button „Login tegolySIGN Portal“ in deine Mail-Vorlage einsetzen #
Es kann jederzeit der „Login tegolySIGN Portal“ Button hinzugefügt werden. Gehe dazu einfach auf die entsprechende E-Mail-Vorlage und füge über Blöcke den Button wie im Video gezeigt hinzu.
E-Mail Vorlage Portal #
Wenn das Portal aktiviert ist, wird bei abschluss eines Signaturvorgangs nur die E-Mail-Vorlage „Vorlage Portal“ an die Unterzeichner versendet. Diese kann wie die andern Vorlagen an Deine Design angepasst werden.
Anleitungstext für Deine Mandanten E-Mails #
Wenn Du für deine Mandanten einen kurzen Anleitungstext in die E-Mail-Vorlage einfügen möchtest, kannst Du dies über einen Text machen. Du kannst zum Beispiel diesen Text verwenden:
Hier finden Sie die Anleitung zur Nutzung des tegolySIGN Portals: https://doc.tegoly.com/docs/tegolysign/usertegolysignportal
In den Video zeigen wir Dir wie Du den Text einfügst.